Alors que les entreprises s’efforcent de réduire leur empreinte écologique, l’idée d’un bureau sans papier émerge comme une solution prometteuse dans le cadre d’une transition vers des pratiques plus durables. Cette stratégie consiste tout simplement à n’utiliser aucun document imprimé pour la comptabilité, la gestion des dossiers et la prise de notes.
EVNIA est fière d’être « sans papier » depuis le 1er août 2018 et nous avons pensé vous livrer quelques-uns de nos trucs et de nos observations pour vous aider à emboiter le pas au sein de votre organisation!
Bien qu’elle soit souhaitable pour la planète, la transition vers un bureau sans papier comporte son lot de défis. Chez EVNIA, cette transition s’est accompagnée de changements significatifs dans les méthodes de travail, notamment en ce qui concerne la comptabilité. En effet, passer de l’impression de documents à leur sauvegarde électronique a nécessité l’élaboration de nouveaux outils et l’adaptation des pratiques.
L’un des principaux défis que nous avons rencontrés lors de cette transition est la gestion des risques liés à la sécurité informatique. Nous avons donc adopté des mesures de protection adéquates, notamment en formant nos employés et en sécurisant nos réseaux afin de protéger les données confidentielles. Nous avons également entrepris des démarches pour l’obtention de certifications telles que SOC 2, qui démontrent notre engagement envers la cybersécurité.
Cette transition n’était pas aussi facile pour tout le monde. Alors que les nouvelles générations sont habituées à travailler de manière électronique, certaines personnes ont eu de la difficulté à abandonner les méthodes traditionnelles, notamment la prise de notes manuscrites.
Au-delà de la réduction de l’empreinte écologique de l’entreprise, le bureau sans papier présente de nombreux avantages pratiques. François Parent, directeur général chez EVNIA, mentionne que cette transition a permis à EVNIA de réaliser des économies substantielles, tant sur le plan financier que sur le plan de l’efficacité opérationnelle.
En éliminant l’espace réservé au stockage des documents papier, nous avons réduit l’espace requis pour nos locaux. Nous économisons également en fournitures de bureau, puisque nous n’achetons plus de cartouches d’encre ni de papier.
De plus, en facilitant la recherche et l’archivage électroniques, et en permettant une collaboration plus fluide entre les membres de l’équipe, cette transition améliore considérablement l’efficacité et la productivité au sein de l’entreprise.
Si votre entreprise envisage d’entamer une transition similaire, il est important de mener une étude préalable pour déterminer les secteurs où le papier est le plus utilisé. « Il faut aussi se préparer à cette transition et procéder de façon graduelle. Il faut éviter de dire “OK, demain matin, on est sans papier”, parce que ça ne fonctionnera pas », souligne François Parent. « Il faut aussi impliquer les employés dans le projet, pour embarquer les gens dans cette transition. Et il faut aussi avoir un bon système d’archivage. »
En conclusion, le passage à un bureau sans papier représente un défi de taille, mais également une occasion en or pour les entreprises soucieuses de réduire leur empreinte écologique et d’améliorer leur efficacité opérationnelle. Grâce à une planification minutieuse et à une gestion du changement efficace, cette transition peut être réalisée avec succès, apportant de multiples avantages tangibles.